MAKALAH
PENGANTAR BISNIS INFORMATIKA
TENTANG
SDM & ORGANISASI
DISUSUN
OLEH :
MUHAMMAD
IQBAL AKBAR
55416157
4IA08
Teknik
Informatika
Fakultas
Teknik Industri
Universitas
Gunadarma
2019
Kata
Pengantar
Segala puji bagi
Allah SWT yang telah memberikan nikmat serta hidayah-Nya terutama nikmat
kesempatan dan kesehatan sehingga kami dapat menyelesaikan makalah mata kuliah
Pengantar Bisnis Informatika. Penulisan makalah ini merupakan salah satu tugas
yang diberikan dalam mata kuliah Pengantar Bisnis Informatika di Universitas
Gunadarma.
Dalam penulisan makalah ini
kami merasa masih banyak kekurangan baik pada teknik penulisan maupun materi,
mengingat akan kemampuan yang kami miliki. Untuk itu, kritik dan saran dari
semua pihak sangat kami harapkan demi penyempurnaan pembuatan makalah ini.
Dalam penulisan makalah ini
penulis menyampaikan ucapan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada
pihak-pihak yang membantu dalam menyelesaikan makalah ini, khususnya kepada
Dosen kami yang telah memberikan tugas dan petunjuk kepada kami, sehingga kami
dapat menyelesaikan tugas ini.
Daftar
Isi
Kata Pengantar i
Daftar Isi ii
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 latar belakang 3
1.2 Rumusan Masalah 4
1.3 Tujuan Penulisan Makalah 4
BAB II
PEMBAHASAN MASALAH
2.1 Struktur Organisasi Fungsional 5
2.2 Struktur Organisasi Divisional 6
2.3 Struktur Organisasi Matriks 7
2.4 Deskripsi dan Spesifikasi Tugas 8
2.5 Sistem Penggajian 10
BAB III
3.1 Kesimpulan 13
3.2 Saran 13
3.3 Komentar atau Tanggapan 13
BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Masalah
SDM dalam organisasi sangatlah penting. Dimana
SDM sangat dibutuhkan dalam suatu organisasi untuk sebuah kemajuan organisasi
tersebut. Sumber daya manusia dalam suatu organisasi merupakan penentu yang
sangat penting bagi keefektifan berjalannya kegiatan di dalam organisasi.
Keberhasilan dan kinerja seseorang dalam suatu bidang pekerjaan banyak
ditentukan oleh tingkat kompetensi, profesionalisme dan juga komitmennya
terhadap bidang pekerjaan yang ditekuninya.
Sebuah organisasi dituntut untuk mampu
meningkatkan kualitas sumber daya manusia yang ada. Kualitas sumber daya
manusia banyak ditentukan oleh sejauh mana sistem yang ada di organisasi atau
perusahaan mampu menunjang dan memuaskan keinginan baik dari pegawai maupun
dari organisasi atau perusahaan. Oleh karena itu,organisasi dan perusahaan
dituntut memiliki komitmen saling mendukung tercapainya baik tujuan organisasi
maupun tujuan pribadi.
Adapun komitmen organisasi terhadap para
pegawai dapat diwujudkan dengan membuat aturan dan prosedur yang tertulis,
memilih manajer yang baik dan tepat, memperjelas visi dan misi organisasi dan
membentuk tradisi atau budaya organisasi. Di samping itu organisasi memiliki
komitmen untuk mendukung perkembangan pegawainya yaitu dengan memberikan
kesempatan untuk mengaktualisasikan diri, memberikan pekerjaan yang menantang,
memajukan dan memberdayakan anggota organisasi serta mempromosikannya.
Komitmen organisasi dapat tercipta jika
organisasi/perusahaan memberi dorongan, respek, menghargai kontribusi dan
memberi apresiasi bagi individu dalam pekerjaannya. Hal ini berarti, jika
organisasi peduli dengan keberadaan dan kesejahteraan personal anggota/pegawai
dan juga menghargai kontribusinya, maka anggota/pegawai akan meningkatkan
komitmennya terhadap organisasi.
Komitmen anggota organisasi untuk tetap
tinggal dan bekerja serta mengabdikan diri bagi perusahaan menjadi hal penting
bagi sebuah organisasi dalam menciptakan kelangsungan hidup perusahaan.Komitmen
organisasi secara umum dapat diartikan sebagai keterikatan pegawai pada
organisasi di mana pegawai itu bekerja. Komitmen dibutuhkan oleh organisasi
agar sumber daya manusia yang kompeten dalam organisasi dapat terjaga dan
terpelihara dengan baik. Hal ini disebabkan pegawai dengan komitmen organisasi
yang tinggi akan mampu mencapai kinerja yang tinggi serta menunjukkan dedikasi
dan dukungan yang kuat dalam pencapaian tujuan organisasi.
Rendahnya komitmen para pegawai akan
mengganggu kegiatan operasional perusahaan, akibatnya terjadi ketidakdisiplinan
pegawai, selanjutnya tidak adanya keinginan dan kesiapan individu dalam
organisasi dalam menerima berbagai tantangan dan tanggung jawab pekerjaan hal
ini menyebabkan pengembangan diri dan kreativitas pegawai menjadi menurun.
Karena begitu pentingnya isu komitmen organisasi bagi
suatu perusahaan, maka perlu kiranya mengidentifikasikan beberapa faktor
penyebab terjadinya. komitmen organisasi. Salah satu penyebab terjadinya
komitmen terhadap organisasi yaitu karakteristik individu yang terdiri dari:
usia, jenis kelamin, masa kerja, tingkat pendidikan, suku bangsa, jabatan,
status perkawinan, dan jumlah tanggungan. Meskipun dari banyak hasil penelitian
pengaruh karakteristik individu terhadap komitmen organisasi memiliki
kontradiksi antara hasil penelitian yang satu dengan yang lainnya
1.2
Rumusan Masalah
Berdasarkan
latar belakang yang ada dan untuk mengetahui gambaran yang lebih jelas, maka
penulis mencoba mengidentifikasi masalah-masalah sebagai berikut:
1. Apa
saja struktur organisasi dari SDM ?
2. Apa
saja tugas dari SDM?
3. Bagaimana
Sistem penggajian didalam SDM dan Organisasi?
1.3
Tujuan Penulisan Makalah
Maksud
dibuatnya makalah ini adalah untuk mengetahui struktur serta tugas SDM serta
bagaimana pengaruh SDM dalam sebuah organisasi.
BAB
II
PEMBAHASAN
MASALAH
2.1 Struktur Organisasi Fungsional
Organisasi
fungsional diciptakan oleh F.W.Taylor yaitu suatu bentuk organisasi di mana
kekuasaan pimpinan dilimpahkan kepada para pejabat yang memimpin satuan di
bawahnya dalam satuan bidang pekerjaan tertentu. Struktur ini berawal dari
konsep adanya pimpinan yang tidak mempunyai bawahan yang jelas dan setiap atasan
mempunyai wewenang memberi perintah kepada setiap bawahan sepanjang ada hubunganya dengan fungsi atasan
tersebut.
Ciri-ciri dari Struktur Organisasi Fungsional :
1. Di
dalamnya terdapat kelompok-kelompok kerja staf ahli
2. Spesialisasi
dalam pelaksanaan tugas
3. Target
yang hendak dicapai jelas dan pasti
4. Pengawasan
dilakukan secara ketat
Kebaikan dari struktur organisasi ini adalah :
1. Program tearah, jelas dan
cepat
2. Anggaran, personalia, dan
sarana tepat dan sesuai
3. Kenaikan pangkat pejabat
fungsional cepat
4. Adanya pembagian tugas
antara kerja pikiran dan fisik
5. Dapat dicapai tingkat
spesialisasi yang baik
6. Solidaritas antar anggota
yang tinggi
7. Moral serta disiplin keija
yang tinggi
8. Koordinasi antara anggota
berjalan dengan baik
9. Mempromosikan ketrampilan
yang terspesialisasi
10.Mengurangi duplikasi
penggunaan sumber daya yang terbatas
11. Memberikan kesempatan karir bagi para tenaga
ahli spesialis
Kelemahan dari struktur organisasi ini adalah :
1. Pejabat fungsional bingung
dalam mengikuti prosedur administrasi
2. Pangkat pejabat fungsional
lebih tinggi dibandingkan kepala unit sehingga inspeksi sulit dilaksanakan
3. Insiatif perseorangan
sangat dibatasi
4. Sulit untuk melakukan
pertukaran tugas, karena terlalu menspesialisasikan diri dalam satu bidang
tertentu
5. Menekankan pada rutinitas
tugas - kurang memperhatikan aspek strategis jangka panjang
6. Menumbuhkan perspektif
fungsional yang sempit
7. Mengurangi komunikasi dan
koordinasi antar fungsi
8. Menumbuhkan ketergantungan
antar-fungsi dan kadang membuat koordinasi dan kesesuaian jadwal kerja menjadi
sulit dilakukan
Dan tipe fungsional ini relevan untuk situasi seperti
berikut :
2. Tugas bersifat rutin dan
tidak banyak perubahan terjadi
3. Mengutamakan efisiensi dan
kapabilitas fungsional
4. Gambar stuktur organisasi
fungsional
Gambar struktur organisasi fungsional
2.2 Struktur Organisasi Divisional
Struktur Organisasi
Divisional (Divisional Structure Organization) adalah Struktur Organisasi yang
dikelompokkan berdasarkan kesamaan produk, layanan, pasar dan letak geografis.
Organisasi bentuk Divisional ini biasanya diterapkan di perusahaan yang berskala
menengah keatas,hal ini dikarenakan biaya operasional akan lebih tinggi jika
dibandingkan dengan bentuk Organisasi Fungsional.
Kelebihan divisional yaitu
lebih mudah dalam pengelolahannya karena memecah organisasi menjadi divisi yang
lebih kecil, sedangkan kelemahannya timbulnnya masalah alokasi sumber daya dan
distribusi biaya-biaya perusahaan.
Salah satu perusahaan yang
menggunakan struktur organisasi divisional yaitu PT.Adaro Energy Tbk.
2.3 Struktur Organisasi Matriks
Struktur organisasi ini
merupakan kombinasi dari dua atau lebih struktur organisasi, seperti struktur
organisasi fungsional dan struktur organisasi proyek. Dua tipe organisasi ini
dapat membantu organisasi atau perusahaan dalam mencapai efisiensi yang lebih
tinggi, kesiapan dan juga cepat dalam adaptasi pasar. Terlebih lagi, struktur
ini dapat merespon pelanggan maupun pasar dengan cepat dalam memproduksi produk
baru.
Struktur organisasi ini
membentuk beberapa tingkatan fungsi organisasi yang bertanggung jawab untuk
membantu beberapa unit bisnis dibawahnya sehingga terjadi multi komando. Unit
yang berada dibawah struktur tersebut diharuskan melapor kedua kepala bagian,
yaitu kepala bagian di unit kerja fungsional dan kepala bagian proyek. Struktur
organisasi ini biasanya digunakan pada perusahaan berskala besar.
Kelebihan struktur organisasi
ini adalah pembagian pengerjaan proyek secara lebih spesifik dan detail dalam
masalah teknis, sehingga tidak akan mengganggu struktur organisasi secara
keseluruhan.
Kelemahan struktur organisasi
adalah terlalu banyaknya bagian-bagian dalam struktur ini, sehingga manajer
proyek mengalami kesulitan dalam memandu jalannya proyek.
Contoh Bagan Perusahaan yang
menggunakan Organisasi Matriks
2.4 Deskripsi dan Spesifikasi Tugas
Pengertian, Tugas &
Fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia sumber daya manusia adalah suatu proses
menangani berbagai masalah pada ruang lingkup karyawan, pegawai, buruh, manajer
dan tenaga kerja lainnya untuk dapat menunjang aktifitas organisasi atau
perusahaan demi mencapai tujuan yang telah ditentukan. Bagian atau unit yang
biasanya mengurusi sdm adalah departemen sumber daya manusia.
Menurut A.F. Stoner manajemen
sumber daya manusia adalah suatu prosedur yang berkelanjutan yang bertujuan
untuk memasok suatu organisasi atau perusahaan dengan orang-orang yang tepat
untuk ditempatkan pada posisi dan jabatan yang tepat pada saat organisasi
memerlukannya.
1. Perencanaan
(Planning)
Salah
satu fungsi perencanaan manajemen sumber daya manusia yaitu upaya sadar dalam
pengambilan sebuah keputusan yang sudah diperhitungkan dengan matang, mengenai
hal apa saja yang akan dilakukan dimasa mendatang oleh suatu perusahaan untuk mencapai
tujuan yang sudah ditentukan.
2. Rekrutmen
(Recruitment)
Schermerhorn
menyatakan bahwa rekrutmen (recruitment) ini merupakan suatu proses dalam
penarikan kandidat bermutu untuk mengisi posisi posisi yang kosong. Jadi,
perekrutan ini bisa memberikan suatu
peluang kerja kepada orang orang yang memiliki kemampuan dan ketrampilan yang
memenuhi kualifikasi dan spesifikasi dari pekerjaan yang tersedia, untuk
mencapai tujuan perusahaan.
3. Seleksi
Kegiatan
seleksi ini merupakan proses dalam menemukan tenaga kerja atau karyawan yang
sesuai dan tepat dari beberapa kandidat yang tersedia. Tahap pertama yang
diperlukan setelah menerima surat lamaran adalah memahami riwayat hidup
(curriculum vitae) para pelamar kerja. Setelah itu, dari riwayat hidup
dilakukan penyaringan antara pelamar kerja yang nantinya akan dipanggil dengan
pelamar yang gagal dalam memenuhi standar kualifikasi. Kemudian, kandidat yang
telah terpilih dipanggil untuk diuji baik tertulis, wawancara atau proses uji
seleksi yang lain sebelum diterima bekerja di perusahaan tempat melamar.
4. Orientasi,
Pelatihan dan Pengembangan
Pelatihan
atau training ini merupakan suatu proses pembelajaran untuk memperoleh suatu
keahlian, peraturan, konsep atau sikap untuk meningkatkan kinerja para
karyawan. Pelatihan ini bahkan sudah diatur dalam undang-undang pada tahun
2003. Pelatihan kerja merupakan semua aktivitas untuk memberikan, mendapatkan,
menigkatkan dan mengmbangkan kompetensi kerja, produktivtas, kedisiplinan,
sikap serta etos kerja, pada tingkat keterampilan dan keahlian tertentu yang
sesuai dengan jenjang serta kualifikasi pekerjaan dan jabatan.
5. Evaluasi
Kinerja
Evaluasi
kinerja ini juga tidak kalah penting dari fungsi manajemen yang lain. Fungsi
evaluasi manajemen sumber daya manusia ini juga tidak berdiri sendiri, karena
berhubungan erat dengan fungsi pemantauan dan fungsi pelaporan, dan berguna
supaya perusahaan tidak lagi melakukan kesalahan yang sama. Dengan evaluasi
kinerja, karyawan juga bisa memperbaiki kesalahan dan belajar supaya bisa
melakukan pekerjaan dengan baik, benar, dan cepat.
6. Kompensasi
Fungsi
kompensasi yaitu untuk memberikan penghargaan atau pemberian balas jasa secara
langsung atau tidak langsung, yang berbentuk uang ataupun barang kepada
karyawan sebagai bentuk imbal jasa dari perusahaan. Prinsip dari kompensasi ini
adalah adil dan layak menyesuaikan dengan tanggung jawab tenaga kerja dan
prestasinya.
7. Pengintegrasian
Pengintegrasian
ini merupakan aktivitas untuk menyatukan antara kepentingan perusahaan dengan
kebutuhan para karyawan, sehingga menciptakan kerjasama yang menguntungkan bagi
kedua belah pihak.
8. Pemeliharaan
Fungsi
pemeliharaan ini merupakan aktivitas untuk memelihara atau bahkan meningkatkan
kondisi mental, fisik dan loyalitas pekerja supaya tercipta adanya kerjasama
yang panjang.
9. Pemberhentian
Manajemen
SDM juga mengatur Pemberhentian atau Pemutusan hubungan kerja (PHK), yang
merupakan pengakhiran suatu hubungan kerja perusahaan dengan tenaga kerja yang
disebabkan oleh sesuatu hal yang mengakibatkan hak dan kewajiban berakhir
antara pemberi kerja (perusahaan) dengan karyawan.
2.5 Sistem Penggajian
Siklus Manajemen Sumber Daya
Manusia dan Penggajian adalah aktivitas bisnis yang berulang dan operasi
pemrosesan data yang terkait dengan manajemen yang efektif atas tenaga kerja.
3 fungsi dasar dari SIA pada siklus SDM/penggajian adalah:
1. Pemrosesan data transaksi
tentang aktivitas karyawan
2. Menjaga aset organisasi
3. Penyediaan informasi untuk
pengambilan keputusan
Fungsi utama kedua dari SIA
dalam manajemen SDM / penggajian adalah menyediakan pengendalian internal yang
memadai agar dapat memastikan terpenuhinya tujuan-tujuan berikut ini :
1. Semua transaksi penggajian
diotorisasi dengan benar.
2. Semua transaksi penggajian
yang dicatat valid.
3. Semua transaksi penggajian
yang valid dan diotorisasi dicatat
4. Semua transaksi penggajian
dicatat secara akurat.
5. Peraturan pemerintah
terkait yang berhubungan dengan pengiriman pajak dan pengisian laporan
penggajian serta MSDM telah dipenuhi.
6. Aset (baik kas dan data)
dijaga dari kehilangan atau pencurian.
7. Aktivitas siklus manajemen
SDM / penggajian dilakukan secara efisien dan efektif.
Aktivitas-Aktivitas Dasar Yang Dilakukan Dalam Siklus
Penggajian
1. Perbarui File Induk
Penggajian
Contoh: mempekerjakan orang
baru, pemberhentian, perubahan tingkat gaji, atau perubahan dalam pengurangan
diskresi. Merupakan hal yang penting untuk diperhatikan bahwa semua perubahan
penggajian dimaksudkan tepat pada waktunya dan secara tepat ditampilkan dalam
periode pembayaran berikutnya.
2. Perbarui Tarif dan
Pemotongan pajak
Perubahan
tersebut terjadi ketika bagian penggajian menerima pembaruan mengenai perubahan
dalam tarif pajak dan pemotongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah dan
perusahaan asuransi.
3. Validasi Data Waktu dan
Kehadiran
Informasi
ini datang dalam berbagai bentuk, bergantung pada status pembayaran pegawai.
Skema pembayaran:
a. Kartu waktu digunakan
untuk membayar pegawai yang berdasar per jam.
b. Laporan tersendiri bagi
profesional
c. Komisi langsung atau
komisi gaji plus
d. Insentif dan bonus
Prosedur:
a. Departemen penggajian
bertanggungjawab validasi catatan waktu pegawai.
b. Bagi para pegawai pabrik,
validasi melibatkan perbandingan jumlah waktu kerja dengan waktu yang digunakan
pada setiap kerja.
c. Petugas penggajian
menghitung total dan memasukkannya bersama-sama dengan data waktu.
d. Total nilai akan dihitung
ulang oleh komputer setelah langkah-langkah proses berikutnya.
e. Data transaksi penggajian
dimasukkan melalui terminal online.
f. Pengecekan dilakukan pada
setiap catatan waktu dan kehadiran.
Peluang untuk menggunakan
teknologi informasi :
a. Mengumpulkan data waktu
dan kehadiran pegawai secara elektronis sebagai ganti dokumen kertas.
b. Penggunaan pembaca kartu
untuk mengumpulkan data waktu kerja.
c. Penggunaan jam waktu
elektronis
4. Mempersiapkan Penggajian
a. Data mengenai jam kerja
diberikan dari departemen tempat pegawai bekerja..
b. Informasi tingkat gaji
didapat dari file induk penggajian.
c. Orang yang bertanggunjawab
membuat cek pembayaran tidak dapat membuat rekord baru ke file ini.
BAB
III
PENUTUP
3.1
Kesimpulan
Kesimpulan dari tulisan ini
adalah sebagai berikut :
·
Sumber daya manusia memiliki peran dan
tugasnya masing-masing,dimana semuanya telah tersusun dan direncanakan demi
kelangsungan siklus baik perusahaan.
·
Hal itu dilakukan melalui proses
pendidikan,pelatihan dan pembinaan serta menciptakan kondisi yang dibangun oleh
setiap manajer dalam suatu organisasi baik bisnis maupun organisasi publik
secara terstruktur dan profesional.
·
Sistem Informasi Penggajian Pegawai dapat
membantu dalam pengelolaan penggajian pegawai sehingga menghasilkan informasi
yang valid.
3.2
Saran
Dalam makalah ini penulis menyarankan agar
manajemen sumber daya manusia hendaknya dijalankan dengan sebaik mungkin,
mengingat begitu pentingnya peran dan fungsi sumber daya manusia dalam rangka
pencapaian tujuan yang ditetapkan organisasi. Perkembangan psikologi manusia
perlu menjadi perhatian utama bagi manajer sumber daya manusia, dalam rangka
melakukan manajemen terhadap sumber daya manusia dalam organisasi. Bagi seorang
pemimpin, memperkya khanazah ilmu pengetahuan, untuk meningkatkan taraf
kehidupan masyarakat dimasa yang akan datang.
3.3
Komentar atau Tanggapan
Menurut saya SDM dan Organisasi diperlukan
untuk mengorganisasikan manusia dengan sumber daya yang dimilikinya agar dapat
berjalan dengan teratur , tidak saling mengganggu satu sama lain dengan
pembagian-pembagian tertentu didalamnya agar dapat menjalankan peran
masing-masing didalam sumber daya manusia tersebut.
Disamping itu di dalam SDM terdapat
struktur organisasi yang berguna untuk pembagian perannya, tugas serta fungsi
masing-masing SDM guna mengetahui peranya apa dan kegiatan apa yang dilakukanya
dan juga terdapat sistem penggajian yang digunakan sebagai tolak ukur ataupun
hasil yang diperoleh dari peran dan kegiatan yang dijalankan dengan jangka
waktu tertentu dengan perhitungan yang sesuai dan adil tentunya serta tidak
memihak siapapun mengenai sumber daya manusia yang dihasilkan.
DAFTAR
PUSTAKA
